Het bijwonen van beurzen en het boeken van conferenties kan een enorme deuk in uw portemonnee doen. Als je hebt besloten om de wereld van conferenties te verkennen om je carrière naar een nieuw niveau te tillen, zal het volgende je helpen om je ervaring meer voldoening te geven en onnodige kosten te besparen.
Bij de lancering in de conferentiescène is het verstandig om twee jaar vooruit te plannen. Ik ken veel artiesten die zich in een nieuwe conferentie hebben gestort en zich boven hun hoofd bevonden, zowel in besteed geld als in onvoldoende kennis om te profiteren van al hun inspanningen. Om deze fouten te voorkomen, raad ik aan wat onderzoek te doen en het wat langzamer te doen.
Het eerste jaar:
Woon de conferentie bij zonder te presenteren en zonder een stand of tafel in de tentoonstellingshal te nemen. Het eerste jaar is voor verkenning en onderzoek. Zonder de druk van presenteren of exposeren, hebt u de vrijheid om alle belangrijke workshops die u interesseren bij te wonen, door de tentoonstellingshal te lopen en de showcases van andere kunstenaars bij te wonen. Verzamel informatie over alle verschillende conferentieactiviteiten, hoe ze werken, hoe ze worden gepromoot en bezocht. Met de informatie die tijdens dit eerste jaar is verzameld, kunt u een actieplan opstellen dat past bij uw act, uw budget en uw stijl. Zoek naar interessante technieken die worden gebruikt om verschillende evenementen, showcases en beursstands te promoten. Wanneer u aanwezig bent met oog voor wat werkt, wat niet, wat uw aandacht trekt, wat gewoon geldverspilling lijkt te zijn, kunt u de beste ideeën gebruiken, de ineffectieve wegdoen en creatiever zijn bij het bijwonen van de volgend jaar.
In de vakbeurs:
De beurs- of tentoonstellingshal van elke conferentie is meestal het middelpunt. Het is vaak de enige plek tijdens de conferentie waar u specifieke brancheprofessionals kunt verwachten. De meeste conferenties wijzen vele uren aan voor de handel. Als bezoeker van het eerste jaar moet u veel tijd besteden aan het verkennen van de beurs. Veel beurzen zijn enorm en vaak overweldigend. Dit is wat ik doe.
Drie keer rond:
Voordat u deelneemt aan de eerste beurssessie, doorloopt u het conferentieprogrammaboek met exposanten. Noteer alles wat voor u van bijzonder belang is. Onthoud je doelen? Als u op zoek bent naar een agent, controleer dan de stands van de interessante agenten. Als u op zoek bent naar rondreisservices, voeg dan die standnummers toe aan uw programma. Gebruik uw programmaboeknotaties om er zeker van te zijn dat u die cabines opzoekt als u eenmaal in de hal bent geweest.
Tijdens de eerste sessie: loop gewoon door de hal en maak kennis met de lay-out, bekijk zoveel mogelijk exposities en probeer een aantal van de items te vinden die je in je programma hebt opgemerkt. Let tijdens het lopen door de hal op die exposities die naar je toe springen. Bestudeer wat tijd om ze te onderzoeken om de volgende vragen te beantwoorden:
Wat trok je op het eerste gezicht aan?
Welke weergave-elementen werden gebruikt om hun uiterlijk te creëren en te verbeteren, zoals afbeeldingen, foto’s, uitsnijdingen, posters, video, audio, achtergronden, bloemen, vloerkleden, weggeef-promotieartikelen, enz.?
Hoe ver was je van de tentoonstelling voordat je het opmerkte?
Welke informatieve items waren beschikbaar voor bezoekers?
Waren de hand-outs op enigerlei wijze slim?
Had de tentoonstelling een thema?
Had de stand een samenhangende uitstraling? Hielden alle elementen met elkaar verband?
Hoe waren de cabinepersoneelsleden gekleed? Wat was hun houding?
Waren er stands die je echt opvielen? Waarom?
Zie je jezelf een stand hebben op de beurs?
Zorg ervoor dat u tijdens de tweede sessie bij alle stands komt waar u oorspronkelijk in geïnteresseerd was om uit te checken. Gebruik de bovenstaande vragen om elk van die stands te bekijken. Neem de beschikbare informatie om op uw gemak te lezen. Praat met de vertegenwoordigers in de stands om meer te weten te komen over hun diensten en bedrijf. Geef ze, indien van toepassing, wat van uw promotiemateriaal of op zijn minst een kaart.
Maak gebruik van interne kennis en ervaring door Actieonderzoek uit te voeren. De nadruk ligt op het vergaren van praktisch toepasbare kennis.
