Dingen om te overwegen bij het online boeken van vergaderlocaties

Er zijn veel dingen waarmee u rekening moet houden bij het zoeken naar congreslocaties voor zakelijke evenementen. Het hebben van de juiste site kan het succes van een vergadering maken of breken. Houd bij het zoeken naar een locatie voor uw volgende zakelijke evenement rekening met deze belangrijke locatiekenmerken.

Indeling en voorzieningen

Voordat u gaat zoeken, is het belangrijk om te weten wat u wilt van vergaderlocaties. Hoeveel mensen zullen naar verwachting uw evenement bijwonen? Wat voor soort layout zou het beste werken? Overweeg of je liever hebt dat iedereen aan één tafel zit of een apart bureau heeft. Denk na over de specifieke technologische voorzieningen die de vergaderruimten nodig hebben. Als het een zakelijk evenement is, moet u mogelijk ook zorgen voor maaltijden en accommodatie voor de deelnemers.

Evenementdoelen

Vraag uzelf het doel van uw evenement af terwijl u op zoek bent naar congreslocaties. Welke zakelijke doelen wilt u bereiken en wat hoopt u te bereiken met het evenement in het algemeen? De antwoorden op deze vragen kunnen u helpen kiezen in wat voor soort locatie of ruimte het evenement wordt gehouden. De gekozen locatie moet de juiste toon zetten voor uw doelen en communiceren met de deelnemers, of dit nu een serieuze zakelijke onderneming is of een meer informele, sociale bijeenkomst .

Prijzen

Budgetbewust zijn is cruciaal in de huidige economie. Houd er bij het boeken van vergaderlocaties rekening mee hoeveel uw bedrijf kan uitgeven aan evenementen. Probeer de “groter is beter” mentaliteit te vermijden en blijf bij locaties die bij het evenement passen. Als een kleine locatie of kamer heeft wat je nodig hebt, is het misschien slimmer om het te boeken in plaats van te streven naar iets groters in een poging er indrukwekkend uit te zien.

Beurzen bijwonen en conferenties boeken

Het bijwonen van beurzen en het boeken van conferenties kan een enorme deuk in uw portemonnee doen. Als je hebt besloten om de wereld van conferenties te verkennen om je carrière naar een nieuw niveau te tillen, zal het volgende je helpen om je ervaring meer voldoening te geven en onnodige kosten te besparen.

Bij de lancering in de conferentiescène is het verstandig om twee jaar vooruit te plannen. Ik ken veel artiesten die zich in een nieuwe conferentie hebben gestort en zich boven hun hoofd bevonden, zowel in besteed geld als in onvoldoende kennis om te profiteren van al hun inspanningen. Om deze fouten te voorkomen, raad ik aan wat onderzoek te doen en het wat langzamer te doen.

Het eerste jaar:

Woon de conferentie bij zonder te presenteren en zonder een stand of tafel in de tentoonstellingshal te nemen. Het eerste jaar is voor verkenning en onderzoek. Zonder de druk van presenteren of exposeren, hebt u de vrijheid om alle belangrijke workshops die u interesseren bij te wonen, door de tentoonstellingshal te lopen en de showcases van andere kunstenaars bij te wonen. Verzamel informatie over alle verschillende conferentieactiviteiten, hoe ze werken, hoe ze worden gepromoot en bezocht. Met de informatie die tijdens dit eerste jaar is verzameld, kunt u een actieplan opstellen dat past bij uw act, uw budget en uw stijl. Zoek naar interessante technieken die worden gebruikt om verschillende evenementen, showcases en beursstands te promoten. Wanneer u aanwezig bent met oog voor wat werkt, wat niet, wat uw aandacht trekt, wat gewoon geldverspilling lijkt te zijn, kunt u de beste ideeën gebruiken, de ineffectieve wegdoen en creatiever zijn bij het bijwonen van de volgend jaar.

In de vakbeurs:

De beurs- of tentoonstellingshal van elke conferentie is meestal het middelpunt. Het is vaak de enige plek tijdens de conferentie waar u specifieke brancheprofessionals kunt verwachten. De meeste conferenties wijzen vele uren aan voor de handel. Als bezoeker van het eerste jaar moet u veel tijd besteden aan het verkennen van de beurs. Veel beurzen zijn enorm en vaak overweldigend. Dit is wat ik doe.

Drie keer rond:

Voordat u deelneemt aan de eerste beurssessie, doorloopt u het conferentieprogrammaboek met exposanten. Noteer alles wat voor u van bijzonder belang is. Onthoud je doelen? Als u op zoek bent naar een agent, controleer dan de stands van de interessante agenten. Als u op zoek bent naar rondreisservices, voeg dan die standnummers toe aan uw programma. Gebruik uw programmaboeknotaties om er zeker van te zijn dat u die cabines opzoekt als u eenmaal in de hal bent geweest.

Tijdens de eerste sessie: loop gewoon door de hal en maak kennis met de lay-out, bekijk zoveel mogelijk exposities en probeer een aantal van de items te vinden die je in je programma hebt opgemerkt. Let tijdens het lopen door de hal op die exposities die naar je toe springen. Bestudeer wat tijd om ze te onderzoeken om de volgende vragen te beantwoorden:

Wat trok je op het eerste gezicht aan?
Welke weergave-elementen werden gebruikt om hun uiterlijk te creëren en te verbeteren, zoals afbeeldingen, foto’s, uitsnijdingen, posters, video, audio, achtergronden, bloemen, vloerkleden, weggeef-promotieartikelen, enz.?
Hoe ver was je van de tentoonstelling voordat je het opmerkte?
Welke informatieve items waren beschikbaar voor bezoekers?
Waren de hand-outs op enigerlei wijze slim?
Had de tentoonstelling een thema?
Had de stand een samenhangende uitstraling? Hielden alle elementen met elkaar verband?
Hoe waren de cabinepersoneelsleden gekleed? Wat was hun houding?
Waren er stands die je echt opvielen? Waarom?
Zie je jezelf een stand hebben op de beurs?

Zorg ervoor dat u tijdens de tweede sessie bij alle stands komt waar u oorspronkelijk in geïnteresseerd was om uit te checken. Gebruik de bovenstaande vragen om elk van die stands te bekijken. Neem de beschikbare informatie om op uw gemak te lezen. Praat met de vertegenwoordigers in de stands om meer te weten te komen over hun diensten en bedrijf. Geef ze, indien van toepassing, wat van uw promotiemateriaal of op zijn minst een kaart.

Maak gebruik van interne kennis en ervaring door Actieonderzoek uit te voeren. De nadruk ligt op het vergaren van praktisch toepasbare kennis.

Boekingsconferenties bijwonen: deel 1 – presentatie

Boekingsconferenties zijn een integraal onderdeel van het uitbreiden van de reismogelijkheden van een kunstenaar. Hier zijn enkele tips voor het benaderen van het bijwonen van een grote boekingsconferentie. Ik bied een stapsgewijze strategie voor het maximaliseren van de mogelijkheden van conferentieshows om de erkenning van de act onder boekpersoneel, presentatoren en promotors te helpen vergroten.

Laat me eerst een paar verschillen maken. Onder de vele soorten conferenties die men kan bijwonen, zijn sommige gericht op boekingen (agenten en artiesten die in contact komen met promotors en clubboekers) en andere conferenties zijn meer media-evenementen waarbij een artiest contact kan leggen met toekomstige agenten, managers, platenlabels en een media gonzen over hun act. Promoters wonen deze media-evenementen ook bij en er is altijd kans om optredens te krijgen, maar veel minder dan op een conferentie die speciaal is opgezet voor promotors om nieuw talent te zien. Ik zou graag de boekingsconferentie willen bespreken en specifiek bespreken hoe u uw showcases kunt maximaliseren wanneer u bent geselecteerd om te presenteren. In andere artikelen vertel ik hoe je kunt profiteren van de tentoonstellingshal, het bijwonen van workshops en netwerktechnieken.

Gestelde doelen:

Voordat u van plan bent een conferentie bij te wonen, kunt u het beste een aantal carrièredoelen stellen of uw langetermijndoelen en marketingplannen herzien die u mogelijk eerder heeft opgesteld. Conferenties kosten geld, dus het is belangrijk om de meest geschikte conferenties te selecteren op basis van uw carrièredoelen voor de komende twee jaar. Als u uw reizen in een specifieke regio wilt uitbreiden, selecteert u een conferentie die deuren opent naar die regio. Misschien bent u klaar voor nationale aandacht en richt u dan uw blik op enkele van de grotere, nationale conferenties. Ga niet naar een conferentie waar u nog niet aan toe bent. Kies de conferentie die je kansen biedt om naar het volgende logische niveau in je carrière te springen, en niet naar een niveau waar je niet op voorbereid bent.

Hier zijn enkele voorbeelden van specifieke carrièredoelen die betrekking hebben op het selecteren van de juiste conferentie.

1. Bouw een aanhang op in het midden van de Atlantische regio: Woon conferenties bij zoals Independent Music Conference. Ook al komen de deelnemers uit het hele land, er zal een concentratie zijn van podia, bands, managers, agenten en media uit de mid-Atlantische regio. Hier zijn alle muziekstijlen vertegenwoordigd.

2. Bouw een nationaal publiek op: Woon elk jaar half maart SXSW bij in Austin, TX. Deze conferentie is in de loop van de jaren gegroeid en trekt promotors, media, managers, agenten, filmindustrie, platenindustrie uit het hele land en Canada aan, evenals enkele internationale bezoekers. Als het uw doel is om een ​​nationale buzz te creëren terwijl u zoekt naar management, platenlabels oproept en wat grote media-aandacht oproept, is dit misschien de juiste conferentie voor u. Dit is een zeer grote conferentie en je kunt gemakkelijk verdwalen in de menigte als je niet bereid bent om een ​​grote plons te maken en te investeren in promotie voor de conferentie.

Dit zijn slechts twee van de vele conferenties die momenteel plaatsvinden. Sommige conferenties zijn internationaal, sommige genre-specifiek, sommige zijn evenementspecifiek. Het is waarschijnlijk dat u een aantal conferenties zult vinden die geschikt zijn voor uw volgende carrièreswitch. Mogelijk vindt u vermeldingen voor veel conferenties in de Musician’s Atlas, verkrijgbaar bij muziek- en platenwinkels en in het hoofdstuk Trade Shows and Events in mijn boek.